Bookingsystem sådan får du styr på aftalerne

Et bookingsystem samler aftaler, patientdata og kommunikation ét sted, så klinikker og behandlere får mere tid til det, de er bedst til: at behandle mennesker. Når patienter selv kan booke tider online, falder antallet af telefonopkald, og risikoen for fejl og dobbeltbookinger bliver mindre.

I sundhedssektoren er et velfungerende bookingsystem ikke bare en smart ekstra funktion. Det er en forudsætning for en effektiv hverdag, hvor medarbejdere, patienter og samarbejdspartnere hurtigt kan få et overblik over tider, kapacitet og ressourcer.

Hvad er et bookingsystem, og hvorfor er det vigtigt?

Et bookingsystem er en digital løsning, som hjælper dig med at styre aftaler, tider og ressourcer. I stedet for at holde styr på kalenderen via papir, regneark eller løse noter, samler systemet alle bookinger ét sted.

En kort definition kan lyde sådan her:
Et bookingsystem er en online kalenderløsning, hvor patienter eller kunder kan booke, ændre eller aflyse tider, og hvor klinikken automatisk får opdateret overblik over alle aftaler, lokaler og behandlere.

I sundhedssektoren giver et godt bookingsystem blandt andet mulighed for:

– online selvbooking for patienter
– automatisk bekræftelse og påmindelser via sms eller mail
– smartere styring af konsultationstyper og varighed
– kobling til journal- eller kliniksystem
– lettere overblik over dagens og ugens kapacitet

Når kalenderen hænger sammen med de øvrige it-systemer, slipper medarbejderne for dobbeltindtastning og manuelle rettelser. En sekretær skal for eksempel ikke først finde en tid i kalenderen, derefter slå patienten op i journalsystemet og til sidst sende en bekræftelse. Systemet kan gøre store dele af det arbejde automatisk.

Det mindsker risikoen for fejl og frigiver tid til andre opgaver, som kræver menneskelig kontakt både i receptionen og i konsultationsrummet.

Fordele for klinik, medarbejdere og patienter

Når en klinik går fra manuelt aftalesystem til digital booking, mærker både personale og patienter effekten hurtigt.

For klinikken kan et moderne system blandt andet:

– reducere antallet af telefonopkald i receptionen
– give bedre udnyttelse af tider og lokaler
– gøre det nemmere at dække ferie, sygdom og vagtplaner
– give ledelsen indsigt i no-shows, ventetid og aktivitetsniveau

Tænk på den travle mandag morgen i almen praksis. Mange ringer mellem kl. 8 og 9, og det kan være svært at nå at svare alle. Med online booking kan en del af patienterne selv finde en tid, når det passer dem også uden for åbningstid.

For medarbejdere giver det:

– mindre tidspres ved telefonen
– færre afbrydelser i arbejdet
– bedre mulighed for at planlægge dagen
– større sikkerhed for, at information om aftaler altid er opdateret

Klinikpersonalet slipper for at være mellemled i alle ændringer. Når en patient selv kan aflyse eller flytte en tid, bliver kalenderen opdateret med det samme, og en anden patient kan måske få glæde af en ledig tid samme dag.

For patienterne betyder et digitalt bookingsystem:

– mulighed for at booke tid, når det passer også aften og weekend
– hurtig bekræftelse uden ventetid i telefonen
– påmindelser, som mindsker risikoen for at glemme aftalen
– oplevelsen af, at klinikken er tilgængelig og nem at komme i kontakt med

Et simpelt eksempel: En fysioterapeut har mange gentagne behandlinger. Med digital booking kan patienten få en fast serie af tider, se dem i sin egen kalender og modtage påmindelser. Det mindsker både misforståelser og udeblivelser.

Hvad skal et godt bookingsystem kunne i sundhedssektoren?

Kravene til et bookingsystem i sundhedssektoren er højere end i mange andre brancher, fordi der arbejdes med personfølsomme data og sundhedsoplysninger. Systemet skal ikke bare være nemt at bruge det skal også være sikkert, stabilt og gennemtestet.

Vigtige funktioner og egenskaber er blandt andet:

– sikkerhed og databeskyttelse
Systemet skal håndtere persondata i henhold til gældende lovgivning og have klare procedurer for adgangsstyring, logning og opbevaring af data.

– integration til klinik- og journalsystemer
Jo bedre bookingsystemet taler sammen med patientjournal, fakturering og øvrige kliniksystemer, jo mindre manuelt arbejde og risiko for fejl.

– fleksible kalenderfunktioner
Det skal være let at oprette forskellige typer aftaler, regulere varighed, tilpasse til enkelte behandlere og styre åbningstider, ferie og lukkedage.

– brugervenlighed for både personale og patienter
En overskuelig grænseflade betyder noget i en travl hverdag. Hvis systemet er let at lære, bliver det brugt rigtigt og dermed giver mere værdi.

– automatiske påmindelser og beskeder
Sms- eller mailpåmindelser reducerer udeblivelser, og standardtekster sparer tid. Det giver et mere stabilt flow af patienter gennem dagen.

– mulighed for online selvbetjening
Mange patienter forventer i dag at kunne ordne aftaler digitalt. Selvbooking kan være åben for alle eller kun for udvalgte konsultationstyper, alt efter behov.

Ud over disse funktioner er leverandørens erfaring og tilstedeværelse vigtig. I sundhedssektoren giver det tryghed, at en samarbejdspartner kender hverdagen i klinikker, hospitaler og behandlermiljøer. Det gælder både i den daglige support og i den løbende udvikling af systemerne.

Her peger mange på CompuGroup Medical som en stærk aktør, fordi virksomheden har mange års erfaring med kliniksystemer, elektroniske patientjournaler og patientrettede selvbetjeningsløsninger i Danmark. Når kalender, journal og kommunikation spiller sammen i én samlet løsning, bliver det markant lettere at drive en moderne klinik.

For klinikker, der ønsker et professionelt og samlet set-up til booking, klinikdrift og patienthåndtering, kan det derfor være relevant at undersøge løsninger fra CompuGroup Medical på cgm.com.