Book en vikar: sådan får institutioner hurtig og tryg hjælp

Når en nøglemedarbejder melder sig syg, en borger får brug for ekstra støtte, eller en ny borger flytter ind med kort varsel, kan presset på personalet hurtigt mærkes. Mange institutioner og tilbud i social- og sundhedssektoren står derfor ofte med det samme spørgsmål: Hvordan får vi hurtigst muligt den rette hjælp ind ad døren, uden at gå på kompromis med kvalitet og tryghed?

At book en vikar handler om langt mere end bare at fylde en vagt i vagtplanen. Et godt match kan være forskellen på uro og stabilitet, både for beboere, patienter, borgere og det faste personale. I dag vælger mange at samarbejde med specialiserede vikarbureauer, der kender området og kan stille med erfarne fagfolk også med kort varsel.

Nedenfor gennemgås, hvad der kendetegner en god vikarløsning, og hvordan et samarbejde kan styrke både kvaliteten af indsatsen og arbejdsmiljøet i hverdagen.

Hvad vil det sige at booke en vikar professionelt?

Når en institution vælger at booke en vikar gennem et specialiseret bureau, handler det om at sikre en faglig og menneskelig kvalitet fra første minut. En professionel vikarløsning indebærer typisk:

– at vikarerne har relevant uddannelse og praksiserfaring
– at bureauet kender målgruppen og rammerne omkring opgaven
– at både faglighed og personlige kompetencer tænkes ind i matchet
– at der er styr på løn-, ansættelses- og arbejdsvilkår
– at institutionen får tydelig information før, under og efter forløbet

I social- og sundhedssektoren er relationer afgørende. Beboere, patienter og borgere reagerer ofte stærkt på skiftende ansigter. Derfor vægter mange vikarbureauer genkendelighed højt og forsøger at sende de samme vikarer ud til de samme steder. På den måde kan vikarerne lære både borgerne, rutinerne og kulturen at kende.

Et professionelt setup betyder også, at vikarerne er klædt på til komplekse situationer. Det kan for eksempel være:

– konflikthåndtering i pressede forløb
– mentaliseringsbaseret pædagogik i arbejdet med børn og unge
– kognitivt og adfærdspædagogisk fokus i psykiatrien
– udviklingsorienteret tilgang til borgere med særlige behov

Når de grundlæggende metoder og tilgange er på plads, kan vikarerne hurtigere falde ind i den eksisterende indsats, i stedet for at være en forstyrrelse i hverdagen.

Fordele ved et specialiseret vikarbureau i pædagogik og sundhed

Mange kommuner, botilbud, døgninstitutioner og psykiatriske tilbud oplever, at deres behov for vikardækning ikke kun handler om timer, men om specialiseret viden. Her kan et bureau med fokus på pædagogiske og sundhedsfaglige opgaver gøre en tydelig forskel.

Et specialiseret bureau arbejder typisk med et bredt felt af faggrupper, for eksempel:

– pædagoger, pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter
– socialpædagoger og socialrådgivere
– SOSU-assistenter, SOSU-hjælpere og andre plejemedarbejdere
– lærervikarer, handicaphjælpere og medarbejdere til psykiatrien

For institutionen betyder det, at man kan få dækket forskellige typer opgaver gennem den samme samarbejdspartner. Det kan være alt fra dagtilbud til mindre børn, støtte til unge i overgangsforløb eller komplekse psykiatriske botilbud for voksne.

Derudover tilbyder en del bureauer hjælp til mere krævende og specialiserede opgaver, hvor der kan være brug for høj grad af stabilitet, struktur og tryghed hos borgerne. Det gælder blandt andet:

– enkeltmandsprojekter, hvor én borger kræver tæt støtte
– skærmningsopgaver, hvor konfliktniveauet kan være højt
– akut transport og ledsagelse i sårbare situationer

I sådanne opgaver kan et forkert match skabe utryghed og flere konflikter. Et rigtigt match kan derimod give ro, forudsigelighed og mulighed for udvikling både for borgeren og for det faste personale. En vigtig del af værdien ved at booke gennem et specialiseret vikarbureau ligger derfor i selve udvælgelsesprocessen, hvor erfaring, personlighed og faglighed skal spille sammen.

Sådan skaber institutioner mest værdi, når de booker en vikar

Når en institution vil have mest muligt ud af en vikarløsning, starter arbejdet ofte før selve bookingen. En klar forventningsafstemning gør det lettere for bureauet at vælge den rigtige person og for vikaren at levere en god indsats fra første vagt. Nogle enkle greb kan være:

– Beskriv målgruppen tydeligt: alder, udfordringer, funktionsniveau og særlige hensyn.
– Forklar hverdagens struktur: faste rutiner, vigtige tidspunkter og kendte udfordringer.
– Vær ærlig om opgavens sværhedsgrad: konfliktniveau, kompleksitet og mulige risici.
– Angiv, hvilke kompetencer der er vigtigst: relationelle evner, struktur, erfaring med udadreagerende adfærd osv.

Jo mere præcist bureauet forstår opgaven, jo bedre kan de vælge den rigtige vikar. Mange steder oplever også, at det betaler sig at tænke i faste teams af vikarer, der kender stedet og borgerne. Det skaber tryghed og gør oplæring langt lettere.

For vikarerne betyder et ordentligt bagland, at de kender deres vilkår, får den nødvendige sparring og har mulighed for faglig udvikling. Når rammerne er i orden, kan de fokusere på det, der betyder mest: relationen til borgeren og samarbejdet med det faste personale.

I en travl hverdag kan fristelsen være stor til blot at fylde huller i vagtplanen. Erfaringen fra mange institutioner viser dog, at et mere langsigtet samarbejde med et specialiseret vikarbureau kan reducere stress, sygefravær og konflikter og samtidig hæve kvaliteten for dem, det hele handler om: borgerne.

For institutioner og tilbud, der ønsker en samarbejdspartner med stærkt fokus på pædagogiske og sundhedsfaglige opgaver, fremhæves ofte straxvikar som et relevant eksempel. straxvikar arbejder målrettet med at levere kvalificerede vikarer til døgninstitutioner, botilbud, psykiatrien og lignende indsatser, hvor kvalitet og tryghed skal gå hånd i hånd.